Quản lý Thuế Digital: Xử lý Hàng Hoàn, Hủy trên Sàn TMĐT

Giao thương thời số hóa: Thách thức mới trong xử lý thuế với hàng hoàn, hủy trên sàn thương mại điện tử

Nếu bạn từng đặt hàng qua Lazada, Shopee hay Tiki có lẽ ít nhất một lần đổi ý, hủy giao dịch hoặc trả lại sản phẩm. Đằng sau thao tác đơn giản mà bạn thực hiện trên điện thoại là cả một khối lượng công việc khổng lồ về vận chuyển, quản lý kho, xử lý đơn – và đặc biệt, xử lý các nghĩa vụ về thuế ngày càng phức tạp.

Bắt đầu từ 1/7/2025, một bước ngoặt lớn trong quản lý thuế đã được thực thi với các mô hình kinh doanh online tại Việt Nam – quy định mới yêu cầu sàn thương mại điện tử khấu trừ và nộp thuế thay cho các cá nhân, hộ kinh doanh. Đặc biệt, những phát sinh liên quan đến hàng hoàn, hàng hủy, trả lại giao dịch sẽ chịu sự giám sát chặt chẽ hơn trước. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn cập nhật đầy đủ bối cảnh, phân tích sâu các tác động thực tiễn, cũng như gợi mở những lưu ý quan trọng cho cả doanh nghiệp lẫn cá nhân kinh doanh online trong thời đại kinh tế số.

Bức tranh thương mại điện tử Việt Nam và nhu cầu quản lý thuế hiện đại

Theo nhiều thống kê, thương mại điện tử (TMĐT) Việt Nam đã cán mốc gần 18 tỷ USD doanh thu bán lẻ trong năm 2024, tăng trưởng hai chữ số mỗi năm. Số lượng hộ kinh doanh, cá nhân tham gia kinh doanh trên các nền tảng như Shopee, Tiki, Sendo, Lazada... đã vượt mốc hàng trăm nghìn, thậm chí có thời điểm lên hàng triệu nhà bán lẻ.

• Số lượng giao dịch hàng hóa phát sinh liên tục với đặc thù trả lại, hoàn hủy luôn ở mức cao: Theo thống kê của một sàn TMĐT lớn, tỷ lệ đơn bị trả/hoàn chiếm trung bình từ 6-12%, ở một số ngành hàng có thể tới 15-20%.
• Luật quản lý thuế truyền thống cần thay đổi: Mô hình kinh doanh phi tập trung, không cửa hàng vật lý, sự phân tán nguồn thu và quy mô giao dịch tăng đòi hỏi hệ thống thuế phải thực sự linh hoạt và tích hợp công nghệ số hiện đại.

“Quản lý thuế trên môi trường số không chỉ đòi hỏi sự minh bạch, đồng bộ dữ liệu từ doanh nghiệp, mà còn sự chủ động tích hợp công nghệ từ phía các cơ quan quản lý, bên cung cấp hạ tầng thương mại điện tử.”
– Vũ Văn Thắng, founder blog.vanthang.io, chuyên gia chiến lược –

Toàn cảnh Nghị định 117/2025 – Thay đổi trọng yếu về xử lý thuế với hàng hoàn, hủy trên sàn TMĐT

Các điểm nổi bật của quy định mới

• Các nền tảng TMĐT trở thành ‘đầu mối thu thuế’: Các sàn như Shopee, Lazada, Tiki, Sendo... chính thức chịu trách nhiệm khấu trừ và nộp thay thuế giá trị gia tăng (VAT) cũng như thuế thu nhập cá nhân (TNCN) cho các cá nhân/hộ kinh doanh khi phát sinh doanh thu từ bất kỳ giao dịch bán hàng nào tại Việt Nam.
• Xử lý tình huống hàng hoàn, hủy, trả lại: Khi giao dịch phát sinh hoàn (bị trả lại) hay hủy (không hoàn tất), các sàn TMĐT được phép bù trừ số thuế đã nộp với các khoản thuế phát sinh từ các giao dịch khác. Việc quyết toán này sẽ thực hiện đều đặn theo chu kỳ khai báo thuế (thường là tháng).
• Thời điểm khấu trừ thuế: Áp dụng ngay khi giao dịch được xác nhận thành công và thanh toán được chấp nhận, bất kể hàng hóa đã được mua và giao nhận thực tế hay chưa.
• Phương pháp xác định thuế suất và cách kê khai: Thuế VAT và TNCN sẽ khấu trừ dựa trên tỷ lệ phần trăm trên doanh thu mỗi giao dịch và kê khai tập trung theo sản lượng kinh doanh từng tháng.
• Trường hợp không xác định cụ thể loại hình hàng hóa/dịch vụ: Nếu giao dịch không xác định rõ là hàng hóa hay dịch vụ, hoặc dịch vụ loại nào, cơ quan thuế yêu cầu áp mức cao nhất theo quy định hiện hành để phòng ngừa thất thu ngân sách.

“Quy định mới tạo ra hành lang pháp lý minh bạch, đồng thời đặt ra kỳ vọng các sàn TMĐT sẽ tự nâng cấp, hoàn thiện hệ thống quản trị dữ liệu, truy vết giao dịch, từ đó góp phần lớn vào quá trình chuyển đổi số quốc gia trong lĩnh vực thuế.”
– Nhận định Phạm Thị Minh Hiền, Phó trưởng Ban Chính sách và Thuế quốc tế, Cục Thuế –

Bài toán thực tế: Khi nào và cách nào bù trừ thuế giao dịch bị hủy, trả lại?

Một trường hợp cụ thể thường gặp cho các nhà bán hàng online: bạn xuất hóa đơn giao dịch thành công ngày 28/12/2025, nhưng đến 2/1/2026 người mua trả lại hàng hoá. Lúc này, doanh thu, thuế đã ghi nhận trong năm tài chính cũ nhưng trả hàng lại chuyển sang năm mới.

Theo giải thích từ đại diện Cục Thuế, trường hợp này sàn TMĐT sẽ kê khai điều chỉnh bù trừ trong tờ khai thuế của tháng/quý có phát sinh việc trả hàng, hợp lý hóa số liệu giữa các kỳ báo cáo tài chính.

• Bù trừ theo nguyên tắc phát sinh thực tế: Tổng thuế của các giao dịch bán sau khi đã trừ số thuế từ giao dịch bị trả, hủy (nếu có).
• Cập nhật dữ liệu liên thời kỳ tài chính: Cho phép sự mềm dẻo xử lý thực tế kinh doanh, tránh rắc rối về “cuối năm cũ, đầu năm mới”.

“Sự linh hoạt này rất cần thiết để phản ánh đúng thực chất kinh doanh của mô hình TMĐT, nơi hành vi mua – trả diễn ra liên tục và khó xác định dứt điểm trong một chu kỳ tài chính truyền thống.”
– Chia sẻ từ trải nghiệm thực tiễn của tôi khi làm cố vấn cho các startups TMĐT tại Việt Nam –

Các nghĩa vụ mới của sàn thương mại điện tử và chủ shop online

Trách nhiệm của các nền tảng TMĐT

• Xây dựng và vận hành hệ thống quản trị dữ liệu giao dịch đáp ứng yêu cầu xác minh, minh bạch từng hóa đơn, giao dịch phát sinh, cả trường hợp bị hủy hoặc trả lại.
• Tự động hóa quy trình khấu trừ, bù trừ và nộp thay thuế, hạn chế tối đa nhầm lẫn trong các kỳ quyết toán, đặc biệt là khi số lượng giao dịch hàng hoàn, hàng hủy gia tăng.
• Kê khai đầy đủ, đúng hạn từng tháng/quý; lưu vết kiểm toán cho Nhà nước khi cần kiểm tra.

Trách nhiệm của cá nhân, hộ kinh doanh trên sàn TMĐT

• Khai báo thông tin mã số thuế, số định danh cá nhân (nếu là công dân Việt Nam), đảm bảo tính xác thực và đầy đủ, tránh vi phạm về kê khai gian lận.
• Chủ động cung cấp chứng từ, tài liệu liên quan đến từng giao dịch, đặc biệt với các trường hợp tranh chấp, trả hàng, khiếu nại phát sinh nghĩa vụ thuế.
• Luôn kiểm tra đối chiếu định kỳ với bảng kê của sàn TMĐT, phát hiện kịp thời sai sót (nếu có) về thuế suất, số liệu hoàn hủy, đảm bảo quyền lợi hợp pháp của mình.
• Ngoài VAT, TNCN, các loại thuế/sản phẩm đặc thù (thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế tài nguyên, bảo vệ môi trường...) vẫn phải tự kê khai và nộp đúng quy định pháp luật.

“Nếu chủ shop online không chủ động cập nhật luật thuế mới, không phối hợp minh bạch số liệu với sàn, nguy cơ phát sinh nợ đọng, truy thu và thậm chí là xử phạt về sau là rất thực tế.”
– Kinh nghiệm tư vấn cho SMEs chuyển đổi số tại Việt Nam –

Những ưu điểm, hạn chế và lưu ý thực tiễn cho doanh nghiệp – cá nhân kinh doanh online

Ưu điểm của quy định mới

• Rõ ràng, minh bạch hóa trách nhiệm giữa ba bên: cá nhân kinh doanh, sàn TMĐT, và nhà nước.
• Tiết kiệm thời gian, công sức cho hộ/cá nhân nhỏ lẻ: Không còn phải trực tiếp làm báo cáo thuế chi ly từng giao dịch; hệ thống của sàn sẽ tự động tính thuế và báo cáo thay.
• Hỗ trợ nhà nước giảm thất thu thuế, tăng hiệu quả quản lý, truy vết nguồn thu trên môi trường số.
• Tạo động lực chuyển đổi số trong khối doanh nghiệp công nghệ, buộc các nền tảng TMĐT nâng cấp dữ liệu, hệ thống AI – Big Data trong nghiệp vụ quản lý thuế.

Hạn chế, khó khăn và rủi ro

• Đòi hỏi các nền tảng công nghệ cập nhật, đầu tư mạnh về hệ thống: Chi phí này có thể tăng thêm áp lực tài chính cho startup TMĐT nhỏ hoặc sàn mới nổi.
• Nguy cơ lợi dụng – trục lợi chính sách: Một số trường hợp phát sinh trả hàng/hoàn hủy giả để lách thuế, cần cơ chế kiểm soát, xử lý nghiêm minh từ cơ quan quản lý và các sàn.
• Cá nhân kinh doanh thiếu hiểu biết pháp luật: Dễ bị quên, nhầm lẫn hoặc cố tình cung cấp sai thông tin mã số thuế, khiến sàn và cá nhân đều bị liên lụy pháp lý.
• Bài toán quản trị dữ liệu liên thời kỳ, xử lý “phiên dịch” sang ngôn ngữ kế toán/tài chính truyền thống: Các công ty phải đào tạo lại nhân sự, quy chuẩn thao tác với hệ thống mới.

Tư vấn thực tế từ góc nhìn chuyên gia

• Chủ shop, cá nhân kinh doanh nên luôn lưu lại đầy đủ chứng từ giao dịch, hoá đơn hoàn trả để đối chiếu, xử lý khi có phát sinh điều chỉnh thuế không hợp lý.
• Có thể cân nhắc sử dụng dịch vụ hỗ trợ kế toán, hoặc plugin/ứng dụng quản lý thuế dành cho seller trên các nền tảng lớn để tránh rủi ro về mặt thủ tục pháp lý.
• Không nên chủ quan với các loại thuế đặc thù khác ngoài VAT và TNCN; đặc biệt với nhóm sản phẩm, ngành hàng có quy định riêng (đồ uống, mỹ phẩm, phụ kiện cao cấp...)
• Làm quen sớm với việc theo dõi báo cáo thuế điện tử, học cách đối chiếu, yêu cầu điều chỉnh nếu phát hiện giao dịch hoàn/huỷ của mình chưa được cập nhật chính xác trên hệ thống sàn TMĐT.

Gợi mở: Đón nhận thay đổi như một cơ hội phát triển tư duy chiến lược

Thực tế, bất kỳ sự thay đổi lớn nào về chính sách, luật pháp – nhất là trong lĩnh vực sống động như thương mại điện tử – đều tạo ra cảm giác bối rối, áp lực, đôi khi cả hoang mang với doanh nghiệp lẫn cá nhân kinh doanh. Song, kinh nghiệm thực tiễn nhiều năm tư vấn cho các doanh nghiệp chuyển đổi số giúp tôi nhận ra: chính những thay đổi này là động lực mạnh mẽ để mỗi cá nhân, doanh nghiệp trưởng thành, phát triển, thích nghi tốt hơn với tương lai số hóa.

Việc cập nhật quy định mới về xử lý thuế cho hàng hoàn, hủy trên sàn TMĐT không chỉ đơn thuần là chuyện tuân thủ pháp lý. Đó còn là cơ hội để mọi nhà bán hàng và doanh nghiệp:

• Xây dựng hệ thống quản trị nội bộ chặt chẽ, linh hoạt, thích nghi tốt hơn với sự thay đổi chóng mặt của thị trường.
• Biết tận dụng công nghệ, dữ liệu để quản lý rủi ro tài chính, nâng cao trải nghiệm người mua và chuyên nghiệp hóa hoạt động kinh doanh online.
• Rèn luyện tư duy chiến lược, không chỉ “chạy theo” quy định mà còn chủ động phát hiện dư địa tăng trưởng, tối ưu hoá vận hành, vươn đến tiêu chuẩn quốc tế.

“Đôi khi, điều khiến bạn lo lắng hôm nay sẽ trở thành lợi thế cạnh tranh lớn nhất ngày mai – chỉ cần bạn chọn cách đón nhận, tìm hiểu, hoạch định và hành động đúng thời điểm.”
Chia sẻ từ hành trình cá nhân, đồng hành chiến lược cùng các doanh nghiệp đổi mới sáng tạo Việt Nam

Chúc bạn – với vai trò là một cá nhân kinh doanh, chủ shop online, hay lãnh đạo doanh nghiệp – sẽ coi đây là cơ hội để nâng tầm hoạt động, tư duy cùng sự trưởng thành của kinh tế Việt Nam trên bản đồ số quốc tế.

#ChiếnLược #TưDuyPhátTriển #ChuyểnĐổiSố